こんにちは、Mです！

今日は『伝えやすい文章』についてお話ししましょう。

例:　郵便についての共有メール)
朝4通郵便が来て、宛名がA、B、CでB宛が二件。うち、至急電話での返事を待たれているのが一件。C宛である。A宛の郵便も早急な返事が必要であったが、Aは不在であった為、同じプロジェクトのDが受け取り、代理で返事をした。

と言う文章があったとしましょう。

わかりにくいですね……。
改行がないので目が滑ります。
C宛に至ってはおかしな所で句読点が打たれているので、よりわかりにくくなっております。

読みやすくしていきましょう！

20××/〇〇/〇〇　(水)
郵便物:　4通

　A宛:　1件

　　・〇〇(送り主

　B宛:　2件

　　・〇〇(送り主

　　・××(送り主

　C宛:　1件

　　・△△(送り主

備考:

　A宛:　至急対応。Aが不在の為、代理でDが返信済み

　C宛:　至急対応。電話での折り返し必須

なんて感じに整理してみました。

改行とインデントを使うと見やすくなります。

重要なのは、まず、結論！

何を伝えたいのかが重要です。

この場合はなんだと思いますか？

折り返しの電話？

どこ宛？

違います。

郵便物が4通ある事です！

それ以降は詳細になります。

もちろん、至急対応が必要な件の連絡も重要ですよ。

ですが、それは2番。

あくまで郵便物があると言う案件の中の特筆事項です。

どこが要件になるかを見極めましょう。

上手く文章がまとめられない場合、AIに投げるのも手ですよ。

AI

📅 20××/〇〇/〇〇（水）
📮 郵便到着：4通

• A宛（1件）
  • 送り主：〇〇
  • ⚠️ 至急対応 → A不在のためDが代理返信済
• B宛（2件）
  • 送り主：〇〇
  • 送り主：××
  • 特に至急なし
• C宛（1件）
  • 送り主：△△
  • ⚠️ 至急対応 → 電話で折り返し必須

AIは絵文字を使ってたり、よりわかりやすくなってますね！

流石です。

他には表を使ったやり方もありますが、メールでは表が崩れる可能性があるので今回はインデント形式を採用してます。

ざっくりと、ビジネスで求められる文章形式。

タイトル:　結論

文章:詳細

　　備考

こんなイメージ。

やってるうちに学んでいきましょう。

先輩のメールを真似するのも手です。